Hoe omgaan met klanten die te laat betalen

Omgaan met klanten die te laat betalen en te laat betaalde facturen innen is verschrikkelijk! Als je klanten je vaak te laat betalen, kan dat een symptoom zijn van een groter probleem. Het is belangrijk uit te zoeken hoe je het best kan omgaan met klanten die te laat betalen en misschien belangrijker nog, hoe je ze in de toekomst kan vermijden.

Veel ondernemers die te maken hebben met klanten die consequent te laat zijn met het betalen van de facturen, sukkelen met de vraag ‘wat moeten we nu doen?’. Vergeet nooit: wat je nu doet, is belangrijk voor de toekomst van je eigen bedrijf. 

Een van de sleutels tot het succes van jouw onderneming is leren hoe je de cashflow in jouw bedrijf kan beheren en maximaliseren. De timing van het innen van betalingen van jouw klanten kan een enorme impact hebben op jouw eindresultaat. 

Hier zijn 5 tips die je kunnen helpen om met late betalers om te gaan: 

Duidelijke betalingsvoorwaarden

Zorg ervoor dat je betalingsvoorwaarden duidelijk zijn. Dit wilt zeggen dat de betalingstermijnen én boetes voor late betalingen hier duidelijk beschreven zijn. 

Zo voorkom je dat klanten te laat betalen omdat ze niet zeker wisten wanneer ze moesten betalen. Gesprekken over te late betalingen worden zo ook minder gênant, omdat je hen gewoon herinnert aan de voorwaarden in plaats van hen te verrassen met boetes of termijnen.

De betalingsvoorwaarden moet je op voorhand met je nieuwe klanten communiceren. Heb je bestaande klanten die te laat betalen? Herhaal nogmaals de betalingstermijnen en de boetes die ze kunnen oplopen. 

TIP! Overweeg je betalingstermijnen te verkorten. De meeste bedrijven hanteren een betalingstermijn van 30 dagen, maar dat moet jij niet doen. Het kan de moeite waard zijn om vooraf met de klant te overleggen over het verkorten van de betalingstermijn, zodat je facturen niet op de lange baan worden geschoven. 

Maak optimaal gebruik van online tools

Er zijn tal van credit controle tools en e-facturering tools beschikbaar die het je gemakkelijker maken facturen na te vorderen. Ze herinneren je wanneer facturen betaald moeten worden en geven je alsook alle belangrijke gegevens die je nodig hebt om ze te innen (zoals factuurnummers en contactpersonen). Het maakt dus je leven stukken makkelijker.

TIP!  Bedenk hoe je het je klanten makkelijker kan maken om te betalen. Dit kan betekenen dat je herinneringen uitstuurt op een moment dat ze ook daadwerkelijk kunnen betalen, en dat jij ze laat betalen op een manier die hun goed uitkomt. Dat je manieren aanbiedt om ter plekke te betalen of zelfs dat je er gewoon voor zorgt dat je altijd al jouw betalingsgegevens vermeldt in herinneringen. Dit is voor beide partijen makkelijker!

Online krediet controlediensten zijn ook nuttig omdat ze je kunnen helpen inschatten of een nieuwe klant waarschijnlijk een late betaler zal zijn. Er zijn een aantal goedkope diensten beschikbaar en die kunnen voorkomen dat je de verkeerde soort klant aanneemt. 

Wees proactief

Zelfs als je een eenmanszaak bent, moet je een vast beleid en vaste procedures hebben voor de behandeling van wanbetalers. Voorkomen is beter dan genezen: alle klanten moeten de algemene voorwaarden ondertekenen waarin staat wat er gebeurt als zij te laat betalen en hoe de rente kan oplopen. 

Dit zal helpen als het in het ergste geval toch tot een rechtszaak komt. Het najagen van geld kan een tijdrovend proces zijn, dus als je duidelijke procedures hebt, zal dat je op de lange termijn helpen, zowel wat de winstgevendheid als wat de vermindering van de stress betreft. 

Neem meteen contact op met de klant

Op de dag dat de betalingstermijn verstrijkt, moet je rechtstreeks telefonisch contact opnemen met de klant. Probeer e-mail te vermijden - over de telefoon krijg je vaak sneller een antwoord, en jouw toon zal niet verkeerd worden geïnterpreteerd. 

Probeer het gesprek vriendelijk te houden - er kan immers een heel goede verklaring zijn waarom de factuur nog niet is betaald. Geef aan dat er een openstaand saldo is en vraag of er een reden is waarom het bedrag niet is betaald. Probeer een datum af te spreken waarop de betaling zal plaatsvinden, maar als jouw klant niet meteen een datum kan geven, zeg dan dat je de volgende dag zult bellen zodra zij de kans hebben gehad om het te onderzoeken.

Het is belangrijk om in dit stadium professioneel en beleefd te blijven. Als jij jouw klant te agressief benadert terwijl er een gegronde reden voor betalingsachterstand is, kan dat onnodige schade aan de relatie toebrengen. Probeer dus open te communiceren met je klanten. 

Wees volhardend

Als je nog steeds geen geld hebt ontvangen na de klant te hebben achtervolgd, stuur hem dan een herinnering per e-mail en pleeg een telefoontje. Wees standvastig, waakzaam voor smoesjes, en druk je klant op een datum van betaling.

Afhankelijk van hoe laat de factuur is, de waarde ervan, en of volgende facturen niet zijn betaald, kan je overwegen jouw diensten aan de klant in te trekken. Dit zal hen onder druk zetten om de rekening snel te betalen. Het is belangrijk te onthouden dat te late facturen kunnen uitmonden in oninbare vorderingen, en dat het voor niets blijven werken ernstige financiële problemen kan veroorzaken voor jouw eigen bedrijf.

Tijdens je achtervolging kan blijken dat jouw klant financiële problemen heeft. Als dit het geval is, probeer dan een afspraak te maken om ofwel een afbetalingsregeling ofwel een schikking overeen te komen.

Niemand houdt van de gedachte aan gerechtelijke stappen, maar soms is geduld niet het antwoord. Als je de dienst hebt verleend, moet je daarvoor vergoed worden. Afhankelijk van de omvang van de schuld, kan je advies vragen aan je advocaat. Hij/zij zal je adviseren over de volgende stappen. Dit zal (zeer) waarschijnlijk een formele schriftelijke vordering zijn, die hopelijk voldoende zal zijn om jouw klant volledig te laten betalen of hem op zijn minst rond de tafel te krijgen om een regeling overeen te komen.

Onthoud waarom je in de eerste plaats ondernemer bent geworden. Kanaliseer die passie, visie, aanstekelijke energie, gedrevenheid en toewijding. Ken je waarde en doe wat nodig is om ervoor te zorgen dat anderen dat ook doen.

Dit artikel is geschreven door Davina Stercki


Gepubliceerd op 21/06/2022 en bewerkt op 21/06/2022

Tags: Blog, facturatie, financiën, klanten

Deel dit artikel!

Kom bij de club!

Leg contact, deel en werk samen met gelijkgestemden in de community.

Blijf op de hoogte

Schrijf in en ontvang updates van de laatste artikels, freebies en ondernemersverhalen.

Success message!
Warning message!
Error message!